关于做好100周年校庆材料归档的通知

各系部、处室，“校庆办”各工作组：

“档案——我们共同的记忆”，2017年正值学院100年华诞之际，会有很多值得珍藏的记忆，为此，学院综合档案室拟将建立100周年校庆专项档案。请大家将在100年校庆活动中形成的具有保存价值的纸质、电子文件、照片、音像、实物等各种材料认真整理、及时归档，移交学院综合档案室以便更好的保存。

一、归档范围

1．校庆活动筹备阶段（方案、计划、总结、请示、批复、通知等文件，校庆各小组各种方案、预案、人员分工、会议纪要等）有关材料；

2．校庆庆典大会议程、领导讲话、致辞、嘉宾发言、校友代表和教师代表发言材料；

3．参加校庆活动的来宾、校友花名册，各系部老校友座谈会、师生、校友合影等材料；

4．邀请各单位的请柬，外来单位的贺信、贺电，校友的贺信、贺电、往来函件；

5．外单位（校友）赠送的设备等登记造册；

6．校庆设计的标识制作说明等；

7．庆典、学术活动的照片、录音、录像等声像材料；

8．各处室、系部为校庆活动举办的学术报告，为此庆祝活动编辑的校史、画册、简报、宣传页、节目单、光盘及校友资料等；

9．校友捐赠清单；

10．校庆活动中与外单位签订的合同、协定、协议书等文件材料；

11．其它反映校庆活动具有保存价值的材料。

二、归档要求

1．档案须交原件材料，并保持字迹清晰。

2．以上纸质材料凡有电子文件的均应将电子文件同步归档（文件名即文件标题）。

3．各种载体的材料要全面，系列性的材料要完整。

4．移交影像文件必须注明拍摄人、拍摄地点、拍摄时间及拍摄内容。

5．提供移交目录一式两份。经核对无误，签字后完成移交。

三、截止时间

2018年1月20日前。

四、联系方式

联系人：   徐频    胥梦桃

联系电话：2290553

工作邮箱： 215361077@qq.com

移送地点：综合档案室（图书馆一楼）

特此通知。

学院办公室

校庆办

2017年11月22日